L'intégration de l'e-mail des prospects est une fonction Startup CRM puissante qui vous permet d'intégrer des prospects à partir de votre adresse e-mail. Vous pouvez configurer le transfert de courrier électronique à partir de n'importe quel formulaire que vous utilisez et vous obtiendrez les prospects dans le CRM.
Vous utilisez 4 formulaires sur des sites web différents, vous configurez dans votre cPanel forwarders quand vous recevez un email de l'un de ces formulaires pour transférer aux prospects l'email que vous avez configuré dans Configuration -> prospects -> Integration Email
Cette fonction est très délicate, alors assurez-vous de lire attentivement l'explication.
Il est recommandé de commencer par créer un nouvel e-mail pour cette fonction qui ne sera utilisée que pour le transfert d'intégration des prospects. Pas de réponses ni de composition de courriels à partir de ce compte de messagerie.
Naviguer vers Configuration-> Prospects -> Intégration du courrier électronique
Par défaut, cette fonction sera inactive. Lorsque vous configurez l'intégration du courrier électronique, vous pouvez la rendre active pour que le cron puisse traiter les courriers électroniques s'il en trouve.
- Serveur IMAP - Vos prospects envoient des courriels au serveur IMAP.
- Adresse électronique (Login)
- Mot de passe
- Chiffrement (SSL/TLS/No Chiffrement)
- Supprimer le courrier électronique après l'importation - Si vous cochez cette option, le courriel sera supprimé après importation
- Marquage automatique comme public - Les prospects « publiques » seront visibles par tous les membres du personnel.
- Dossier - La valeur par défaut est INBOX - Si vous utilisez Gmail, vous ne pouvez pas passer à ex. Social, forums, mise à jour, laissez le soin à INBOX
- Vérifier toutes les (minutes) - Le cron vérifiera la présence de nouveaux e-mails toutes les X minutes que vous aurez configurées ici. Il est recommandé que ce champ soit supérieur à 10 minutes. N'effectuez pas de changement difficile dans la base de données.
- Vérifier uniquement les courriels non ouverts - Par défaut, le cron vérifie uniquement les courriels non ouverts. Après vérification, l'e-mail définira cet e-mail comme ouvert, de sorte à ce que la prochaine fois, il ne soit pas vérifié. Cela permet d'éviter de vérifier tous les courriels encore et encore à chaque course de cron. Par exemple, si vous avez 40000 e-mails, le CRON sera très lent et vous ne serez pas satisfait des résultats. Dans ce cas, si ce champ est coché, tout fonctionnera bien.
- Source par défaut - Après l'importation du prospect, ajouter la source. Ex. Intégration du courrier électronique
- Statut par défaut - Le statut par défaut à attribuer après l'importation
- Responsable du nouveau prospect - attribution automatique de la responsabilité de ce prospect
- Notification lors de l'importation de prospect - Voulez-vous être notifié lors de l'importation de nouveau prospect à partir de l'intégration du courrier électronique ?
- Notifier si le prospect envoie un courriel plusieurs fois - Cette fonction est utilisée lorsqu'un prospect envoie un courriel plusieurs fois. Par exemple, le prospect envoie un courriel et est importé après l'envoi d'un autre courriel, mais le prospect existe déjà dans la base de données, donc en regardant ce prospect sur le côté droit, vous pouvez voir tous les courriels de cet envoi. Si cette option est cochée et que le prospect envoie plusieurs courriers électroniques, vous en serez informé. Si le prospect a le statut CLIENT, rien ne se passera et aucun courriel ne sera enregistré dans la base de données.
- Notification - Membres du personnel ayant un rôle ou membres spécifiques du personnel - Si vous ne sélectionnez aucun membre du personnel ou aucun rôle, personne ne sera notifié, même si les champs de notification ci-dessus sont cochés.
Les administrateurs ne seront pas avertis lorsqu'un prospect est importé à partir d'un courriel s'ils ne sont pas vérifiés.
Une fois la configuration établie, tous les champs SAUVEGARDENT la configuration du courrier électronique et testent la connexion en cliquant sur le bouton TESTER LA CONNEXION IMAP sur le côté droit
Notes
- Après l'importation du prospect, le courrier électronique sera configuré pour s'ouvrir.
- Cette fonction ne remplit pas automatiquement les champs de prospects, seul l'adresse électronique et le nom seront remplis automatiquement. Si l'expéditeur a configuré NOM dans le mail du client, le champ nom du prospect sera rempli automatiquement, sinon l'e-mail sera considéré comme un nom car les clients de messagerie ajoutent l'e-mail comme un nom si aucun nom n'est spécifié. Si vous souhaitez que des champs supplémentaires soient remplis, vous devez formater votre courriel en HTML comme expliqué ici
- Supprimer le prospect importé s’il n'est pas exact pour éviter une double importation. Si vous supprimez le prospect et que ce prospect envoie à nouveau un courriel, il sera à nouveau importé.
- Si vous avez décoché la case « Ne vérifier que les e-mails non ouverts » - tous les e-mails seront vérifiés encore et encore pendant ce temps, seuls les e-mails non ouverts seront vérifiés.
- Si la fonction d'intégration du courrier électronique est activée et que le CRON ne peut pas se connecter au serveur IMAP, l'activité sera enregistrée. Pour vérifier l'activité, allez dans Utilitaires -> Journal d'activité et trouvez [CRON] Échec de la connexion à l'intégration du courriel principal IMAP
- Si le prospect existe dans le CRM après vérification du courrier électronique et que celui-ci a le statut "indésirable", le courrier électronique ne sera pas enregistré dans la base de données et aucune notification ne sera reçue.
- Si le prospect est déjà ajouté manuellement dans CRM, vous recevrez une notification vous informant que ce prospect a envoyé un courriel et que l'objet et le corps du courriel seront enregistrés dans le profil du prospect.
- Si des pièces jointes sont trouvées dans le courriel, elles seront automatiquement importées pour ce prospect.
Importation de courriers électroniques à partir d'une adresse électronique existante
Si vous ne souhaitez pas utiliser une toute nouvelle adresse électronique pour cette fonction, vous devez configurer l'intégration des adresses électroniques des prospects de manière différente.
- Décochez le champ "Ne vérifiez que les e-mails non ouverts"
- Naviguez vers Configuration->Modèles de courriel et désactivez le modèle de courriel (Nouveau responsable assigné au membre du personnel) pour envoyer une notification lorsque le responsable est assigné.
- Si vous avez exemple : 1000 e-mails, décochez tous les paramètres de notification pour éviter de recevoir 1000 notifications dans le CRM.
- Laissez le cron fonctionner 1 fois et vérifiez tous les e-mails. Après l'importation de toutes les prospects de votre courrier électronique, vous revenez aux anciens paramètres mentionnés ci-dessus.